Company Description

AbbVie's mission is to discover and deliver innovative medicines and solutions that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people's lives across several key therapeutic areas – immunology, oncology, neuroscience, and eye care – and products and services in our Allergan Aesthetics portfolio. For more information about AbbVie, please visit us at www.abbvie.com. Follow @abbvie on X, Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn and Tik Tok.

Job Description

Als Koordinator:In für Neuroscience & Speciality Care liegt die Hauptverantwortung bei der administrativen, koordinierenden und organisatorischen Unterstützung für das Brand Team und In-field Team.

Zu den Hauptaufgaben zählen u.a. die Koordination und Management von Meetings, Kongressen, Veranstaltungen und die Unterstützung zur Erreichung strategischer Ziele, wobei crossfunktional mit Fachkolleg:innen aus den Bereichen Medizin, Finanz, Compliance und Customer Excellence sowie externen Stakeholdern und Vendoren zusammengearbeitet wird.

Durch klare und zeitnahe Kommunikation, organisatorischem Talent und und effektiver Umsetzung trägt der/die Koordinator:In somit direkt zur Erreichung der strategischen Ziele des gesamten Teams bei.

Objectives:

• Administrativ und organisatorisch: Pflege und Sicherstellung strukturierter Arbeitsprozesse, um effiziente Zusammenarbeit im crossfunktionalen Team zu gewährleisten.
• Management: Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Projekten etc.
• Starke Kommunikation: Als Schnittstelle zwischen Brand Team, In-field Team, crossfunktionalen Kolleg:Innen und externen Vendoren sicherstellen, dass Informationen rechtzeitig verarbeitet werden.
• Compliance und Standards: Darauf achten, dass Unternehmensrichtlinien und Prozesse in allen administrativen Aufgaben beachtet und eingehalten werden.

Major Responsibilities:

• Unterstützung des Brand Teams und In-field Teams bei administrativen Aufgaben.
• Koordination von bevorstehenden Veranstaltungen (Vertrags- und PO-Erstellung, Honorare, Hotels, Reisen) und Projekten mit externen Dienstleistern und Partnern.
• Tracking der laufenden Budgetausgaben gemeinsam mit den jeweiligen Brandmanager:innen.
• Laufend Kostenübersicht des Budgets im Blick haben und ggf. Optimieren.
• Austausch mit internen Ansprechpartnern, um Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Teams zu fördern.
• (Weiter)Entwicklung und Umsetzung von Arbeitsstandards, die für klare Strukturen und einheitliche Arbeitsweisen im Team sorgen können.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung (Matura) oder abgeschlossene einschlägige Lehre
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Kommunikative:r und anpassungsfähige:r Teamplayer:in
• Administrative Erfahrung in der pharmazeutischen Industrie und in einer Matrixorganisation von Vorteil
• Freude am Organisieren
• Zahlenaffinität
• Analytische, lösungsorientierte und genaue Arbeitsweise
• Ausgezeichnete MS-Office Suite Kenntnisse
• Vorkenntnisse in SAP und Veeva von Vorteil

Additional Information

Als Arbeitgeber schätzen wir Diversität und unterstützen Menschen ihre Potenziale und Stärken zu entfalten, ihre Ideen zu verwirklichen und Chancen zu ergreifen. Die Stellenanzeige richtet sich an alle Menschen gleichermaßen, unabhängig von Alter, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Herkunft. Aus gesetzlichen Gründen sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position bei monatlich € 2.471,00 brutto liegt. Unsere attraktiven Gehaltspakete orientieren sich jedoch an aktuellen Marktgehältern und liegen daher deutlich über dem angegebenen Mindestgehalt.

AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives and serving our community. Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled.

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